Consejos para optimizar las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales son parte del teletrabajo

Se han convertido en una práctica habitual dentro de las empresas que funcionan con teletrabajo. El hecho de estar en casa no puede desvincularnos de nuestros equipos de trabajo o clientes, por lo que este tipo de reuniones online resultan fundamentales.

Mantener el contacto, no sólo vía mail, con nuestros interlocutores del entorno laboral es clave para el buen funcionamiento del negocio. Al igual que una reunión física tradicional, una reunión virtual debe estar correctamente planificada para sacar de ella el máximo provecho posible. Los principales consejos a seguir son:

– Designar un organizador o persona que lidere la reunión y se encargue de que todos los puntos señalados en la agenda se traten.

– Enviar un correo electrónico a todos los participantes con los puntos a tratar y los objetivos de la reunión.

– Organizar el material que vaya a necesitar cada trabajador previamente y tener a punto el equipo informático que utiliza para el teletrabajo.

– Comprobar que la cámara web del ordenador de cada participante esté perfectamente colocada para que los demás puedan verlo bien así que como que la calidad del sonido sea la óptima. La disposición del micrófono jugará un papel fundamental para captar correctamente la voz.

– Escoger el programa de vídeo-llamada que mejor se ajuste a las necesidades de la reunión. Muchas de ellas, además de integrar una gran cantidad de participantes, permiten compartir documentos a través de la pantalla, crear anotaciones de manera simultánea o utilizar un chat online.

– Si es posible, evitar compartir datos confidenciales así como utilizar claves de acceso a las reuniones para evitar ataques informáticos.

– Hacer un informe final con los resultados de la reunión por parte del organizador de la misma.

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